Être efficace et compétitif, voilà des qualités que peu de PME et TPE s’engagent à réunir. Pourtant, elles permettent d’assurer une ascension rapide à une entreprise. Mais pourquoi serait-il intéressant de devenir plus compétitif et efficace ? Pour la simple est bonne raison que c’est le moyen le plus rapide de développer sa société. Pour devenir une grande entreprise, une PME se doit d’être plus productive et donc plus efficace, et ce, sur tous les plans. L’on pense souvent qu’à partir d’un certain stade, l’on peut se reposer sur ses lauriers et croire en la pérennité de ses affaires. Que Nenni ! Lorsqu’on n’agit pas ou peu, le chiffre d’affaires en prend un sérieux coup. Il ne faut pas non plus attendre qu’on ait du mal à se développer pour agir. Que l’on soit à la tête d’une PME ou TPE, l’efficacité et la compétitivité doivent être au rendez-vous. Ce sont des facteurs de survie !
ENTREPRISE EFFICACE ET COMPÉTITIVE
Celle-ci réunit plusieurs critères :
- Ses coûts sont minimes
- Elle est réactive et toujours active
- Elle ne craint aucune crise, car elle anticipe tout !
- Elle voit un avenir serein profilé devant elle
- Son équipe est au point
- Elle ne connaît pas de perte,
- etc.
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INFORMER CORRECTEMENT
Quand les informations ne circulent pas correctement dans une entreprise, le désastre ne se fait pas attendre longtemps. Chaque membre d’un groupe doit connaître précisément ses responsabilités et tâches, mais aussi celles des autres. Ainsi, personne n’empiétera sur le travail de l’autre et aucun poste ne sera vacant. De nombreux problèmes peuvent survenir, lorsque la communication n’est pas parfaitement établie :
- Des travailleurs peuvent revendiquer des tâches qui ne leur reviennent pas,
- Des étapes seront brûlées et certains feront effectuer par d’autres les travaux qu’ils sont capables de faire eux-mêmes,
- Certains auront trop de choses à faire, tandis que d’autres se retrouveront sans attributions,
- La qualité des produits sera différente, selon l’individu qui s’en est chargé,
- Les collaborateurs seront stressés et tout sera prétexte pour engager un conflit ou arrêter le travail,
- Etc.
Le pire, c’est qu’il est toujours trop tard, lorsqu’on se rend compte de l’état réel de la situation, notamment lorsque les ventes sont en chute libre. Aussi, il est toujours important de miser sur l’anticipation :
- Définir clairement les tâches de chacun et quels sont les moyens disponibles
- Prendre tout en note ! Le mieux, c’est de disposer d’un réseau intranet ou d’une plateforme que tout le monde peut consulter librement ; l’objectif étant de pouvoir prendre des décisions de dernières minutes et de tenir au courant, en temps et en heure, tous les employés.
- Tenir informer de tout changement.
NORMALISER LES COMMUNIQUÉS POUR OPTIMISER LA COMPÉTITIVITÉ
Pour ce faire, on peut user de 2 méthodes :
– On identifie et classe les documents, de manière à ce que tous les employés puissent y accéder rapidement et facilement. Par ailleurs, il est essentiel que tout le monde soit au courant des normes appliquées, sinon le procédé sera inefficace.
– On conserve une présentation unique (identité visuelle), en fonction du type de document. On utilise, par exemple, un timbre rouge pour les communiqués très urgents…
USER ET ABUSER DE LA TECHNOLOGIE
Ce n’est certes pas toutes les entités qui peuvent le réaliser. Néanmoins, l’utilisation de support électronique est très avantageuse :
- La normalisation est simplifiée
- Il est plus pratique que le papier et moins coûteux. Par ailleurs, il contribue à la protection de l’environnement (ce que l’on pourra clamer sur tous les toits)
- La méthode est rapide et permet de recevoir des réponses immédiates
Les supports électroniques sont utilisables dans plusieurs cas : les courriels, le virement des salaires, le stockage des documents, etc.
S’ASSURER QUE LES MÉTHODES SONT COMMUNES
Si l’on décide de mettre à jour une procédure, il faut être sûr que tout le monde soit au courant. Par ailleurs, il ne faut pas oublier de vérifier que celle-ci profite à tous. Elle peut, en effet, améliorer le travail des uns et réduire la qualité de production des autres. Demander l’avis de tous les employés, sur les innovations apportées, est essentiel. Chaque point de vue est à considérer.
CONSULTER SES COLLABORATEURS
Il est toujours important de demander l’avis de tous ses collaborateurs, pour avoir une meilleure vue d’ensemble de son entreprise. L’on peut facilement croire que tout va bien, or qu’en faite tout va mal ! Associés, subordonnés, clients ou fournisseurs… il est bon d’avoir l’avis de tout le monde. Par ailleurs, il ne faut pas oublier que le point de vue de la clientèle est le plus important. Grâce à ce feedback, on aura une idée précise des éléments à modifier et améliorer dans son entreprise.
VALORISER LA PRISE DE RISQUE SOUPESÉE
Lorsqu’il est question de compétitivité et d’efficacité d’une société, gros risques équivaut à grandes récompenses. Aussi, il est intéressant d’encourager la prise de risque mesurée. Les employés apprendront ainsi à viser plus haut, à accepter leurs erreurs et surtout à en tirer des leçons. Que l’on s’engage sur une bonne ou mauvaise piste, il ne faut pas oublier que sans essayer, on ne saura jamais ! On peut alors encourager cette culture tout en posant des limites sur les risques à prendre.
Pour restreindre les risques, on établit des limites pour chaque groupe. On s’assure ainsi qu’en cas d’erreurs, le travail des autres équipes ne sera pas ralenti. Il faut veiller à ce que tous les départements tiennent compte des impacts de leurs idées. En cas d’échec, il suffira au groupe concerné d’abandonner son concept ou de l’améliorer.
FAIRE DES RAPPELS RÉGULIERS
La perfection est difficile à atteindre. Aussi, pour être vraiment efficace, il faut toujours chercher à s’améliorer. Il est important de rester au courant des nouvelles tendances. En effet, le marché évolue continuellement. Il en sera donc forcément de même, pour les attentes et besoins de la clientèle et du groupe. Il arrive souvent qu’une entreprise soit très performante pendant une période donnée et qu’au bout d’un certain temps, sa compétitivité diminue. Pour éviter la catastrophe, il peut être intéressant d’adopter l’efficacité comme culture managériale. Il faut en faire une habitude, une motivation !
Si vous avez des techniques à proposer pour l’optimisation de l’efficacité et la compétitivité d’une entreprise, n’hésitez pas à les partager.